Alcance de este anexo
Forma parte del encargo y las condiciones versión 2026-09-08-v2. Describe el servicio inicial y sus límites. No acredita una certificación externa de seguridad o revisión jurídica independiente.

Infraestructura y proveedores
Amazon Web Services (AWS): alojamiento y autenticación, región configurada eu-north-1 (Estocolmo), y réplica de copias en S3. Su acuerdo de tratamiento y subencargados se describen en https://aws.amazon.com/compliance/data-protection/ y https://aws.amazon.com/compliance/sub-processors/ . La región de alojamiento no excluye por sí sola accesos internacionales necesarios del proveedor.
OpenAI: respuestas de ayuda y funciones de IA habilitadas. Para clientes del EEE sus condiciones de tratamiento identifican OpenAI Ireland Ltd.; véase https://openai.com/policies/data-processing-addendum/ . La ayuda envía el texto introducido y el contexto necesario, no accede por sí sola a toda la base del CRM. No deben incluirse datos especiales en las preguntas. No se garantiza residencia exclusivamente europea ni retención cero.
Stripe: gestión del pago y facturación asociada. Puede actuar como responsable independiente en finalidades propias como prevención de fraude y cumplimiento; véase https://stripe.com/es/privacy . Synodia no almacena el número completo de tarjeta.
Conectores del cliente: correo, calendario, documentos u otros canales se vinculan mediante autorización específica. El cliente mantiene su relación con el proveedor elegido. Antes de activar un conector que añada un subencargado de Synodia se aplicará la información y autorización del encargo. El correo operativo se envía mediante el servicio del dominio synodia.es; los destinatarios y datos se limitan al aviso necesario. Puede solicitarse información de su cadena técnica a privacidad@synodia.es.

Medidas
Accesos por usuario y empresa, comprobación en servidor de contrato y permisos, sesiones revocables, cifrado de transporte, protección de credenciales y registros administrativos mínimos. La administración de seguridad no equivale a acceso rutinario al contenido del cliente. Los incidentes y accesos excepcionales se gestionan con alcance limitado.

Capacidad
La plataforma aplica límites técnicos para proteger estabilidad. Ayuda IA: hasta doce solicitudes por usuario y sesenta por empresa en diez minutos, máximo dos simultáneas por empresa y cuatro globales por instancia. Importaciones: hasta cinco mil clientes por archivo y tamaño admitido por el importador. Exportaciones: hasta cinco mil filas y doce MB de datos por preparación; los filtros permiten dividir resultados, sin exportaciones parciales silenciosas. Estos límites no son una promesa de IA ilimitada ni una cuota comercial de todos los módulos. Las funciones o consumos adicionales se acuerdan en la ficha de la empresa.

Copias y recuperación
Las bases principales tienen copia diaria programada y réplica en AWS S3 con cifrado del proveedor. Se comprueba la integridad de la réplica. La retención local ordinaria de copias diarias es de catorce días; la copia externa tiene su ciclo operativo propio, sujeto al deber de supresión del encargo. La frecuencia diaria implica que puede perderse información posterior a la última copia recuperable. No se promete pérdida cero ni tiempo de recuperación garantizado.
La recuperación depende del incidente, volumen, proveedores y alcance. La restitución de una sola empresa y los archivos de conectores requieren procedimiento específico; una restauración global de base no equivale a esos casos. El cliente conservará originales de documentos externos. Synodia coordinará las medidas necesarias y comunicará alcance y progreso por soporte; la obligación de diligencia no se elimina por no fijar un SLA numérico.

Procedimiento de salida y conservación
La devolución y supresión se solicitan al contacto del encargo, con verificación de autoridad y registro de datos entregados, eliminados y excepciones legales. La salida se gestiona asistida; no se anuncia un botón de copia integral o borrado que no esté disponible. El responsable puede solicitar las evidencias y aclaraciones operativas necesarias antes de aportar datos.


Control económico de IA
Todas las llamadas de Ayuda, Mentor, chat CRM, Agent y campañas de Studio pasan por un control central, con comprobación de sesión, empresa y permisos. Se reserva el coste estimado máximo antes de llamar al proveedor y se ajusta al consumo conocido. Una petición fallida o de coste incierto puede consumir conservadoramente la reserva completa; no genera un cobro al cliente. Las estimaciones incorporan un margen para precios, conversión y variaciones; no representan la factura del proveedor ni un tipo de cambio garantizado.
Presupuesto mensual: 5 EUR por empresa; aviso visible desde 2 EUR. Presupuesto agregado del servicio inicial: 50 EUR; aviso interno desde 40 EUR. Se renuevan el primer día del mes a las 00:00 en Europe/Madrid, sin acumulación. Se muestran utilización, reserva, disponibilidad y pausa en /consumo-ia. La concurrencia central máxima es de dos solicitudes por empresa y cuatro globales, con límites adicionales de cada función. Si no puede verificarse el presupuesto, la IA no inicia otra llamada. No se ofrecen consumos ilimitados ni recargas automáticas.
Los registros de cálculo contienen identificadores de empresa y usuario, función, modelo, fecha y cantidades; no incorporan preguntas ni respuestas. Los registros individuales caducan a los noventa días; los resúmenes mensuales a los noventa días desde el cierre del mes. Esto no altera la conservación de conversaciones o campañas que el cliente guarda como parte de su trabajo.
Correo y comprobación de proveedores
El correo operativo del dominio synodia.es utiliza el servidor administrado mediante Plesk sobre infraestructura IONOS. Plesk es el software de administración; no se presume que sea destinatario de contenido por ello. Se limita el correo de soporte a información necesaria; no debe enviarse una exportación completa del CRM para una consulta ordinaria. La identificación contractual exacta del alojamiento de correo, los acuerdos vigentes de tratamiento y sus garantías internacionales deben figurar en el expediente de proveedores de Synodia. La publicación de enlaces de un proveedor no acredita por sí misma haber formalizado su acuerdo.
Revisión
Estos textos han sido contrastados documentalmente con normativa y orientaciones públicas. No cuentan con dictamen de un abogado independiente ni certificación jurídica. Las obligaciones de Synodia siguen siendo exigibles.